Barrierefreie PDF-Dateien: Was Unternehmen beachten müssen
Ob Preislisten, Informationsbroschüren, Antragsformulare oder Produktdatenblätter: PDF-Dateien gehören auf vielen Unternehmenswebsites zum festen Bestandteil des Informationsangebots. Sie lassen sich einfach bereitstellen, herunterladen und ausdrucken. Doch nicht jedes PDF kann von allen Menschen problemlos genutzt werden.
Besonders für Menschen mit Sehbehinderungen oder Nutzer von Screenreadern können herkömmliche PDF-Dokumente erhebliche Schwierigkeiten verursachen. Texte werden möglicherweise in der falschen Reihenfolge vorgelesen, wichtige Informationen aus Grafiken fehlen oder Formulare lassen sich nicht vollständig bedienen.
Dabei lässt sich Barrierefreiheit bereits bei der Erstellung berücksichtigen. Auch vorhandene Dokumente können in vielen Fällen nachträglich verbessert werden. Entscheidend ist, die technischen Anforderungen zu kennen und das passende Format für die jeweiligen Inhalte zu wählen.
Was macht eine PDF-Datei barrierefrei?
Ein barrierefreies PDF muss mehr können, als Inhalte optisch korrekt darzustellen. Während ein Mensch Überschriften, Absätze und Tabellen anhand ihres Aussehens erkennt, benötigen unterstützende Technologien zusätzliche Informationen über die Struktur des Dokuments.
Dazu gehören beispielsweise die richtige Lesereihenfolge, technisch ausgezeichnete Überschriften und geeignete Textalternativen für informative Bilder.
Ein Dokument kann deshalb auf dem Bildschirm vollkommen normal aussehen und trotzdem erhebliche Barrieren enthalten.
Wir erklären, welche Anforderungen bei PDF-Dateien besonders wichtig sind, welche Probleme bei der Erstellung entstehen können und wann es sinnvoller ist, Informationen direkt auf der Website bereitzustellen.
1. Warum eine korrekte Dokumentstruktur entscheidend ist
Ähnlich wie eine Website benötigt auch ein PDF eine nachvollziehbare Struktur. Sie sorgt dafür, dass Inhalte nicht nur optisch verständlich erscheinen, sondern auch von unterstützenden Technologien richtig verarbeitet werden können.
Dazu werden in PDF-Dateien sogenannte Tags verwendet. Diese kennzeichnen die Bedeutung einzelner Inhalte und ermöglichen beispielsweise Screenreadern, Überschriften, Absätze und andere Dokumentbestandteile zu unterscheiden.
Überschriften, Absätze und Tabellen richtig kennzeichnen
Eine sinnvolle Dokumentstruktur erleichtert insbesondere bei längeren Dateien die Orientierung.
Wichtige Bestandteile sind:
- Überschriften:Eine nachvollziehbare Hierarchie ermöglicht die Navigation zwischen verschiedenen Themenbereichen.
- Absätze:Zusammengehörige Textinhalte müssen als solche erkennbar sein.
- Listen:Aufzählungen benötigen eine entsprechende technische Kennzeichnung.
- Tabellen:Tabellenüberschriften und Datenzellen müssen sinnvoll miteinander verknüpft sein.
- Links:Verlinkungen sollten verständlich bezeichnet und technisch korrekt hinterlegt sein.
Fehlt diese Struktur, kann ein Screenreader möglicherweise zwar einzelne Wörter vorlesen, die eigentliche Gliederung des Dokuments bleibt jedoch unklar.
Das erschwert besonders bei umfangreichen Berichten, Broschüren oder Informationsmaterialien die Nutzung.
Die richtige Lesereihenfolge sicherstellen
Neben der Kennzeichnung einzelner Inhalte ist auch ihre Reihenfolge wichtig.
Bei mehrspaltigen Dokumenten, Broschüren oder aufwendig gestalteten Informationsblättern entspricht die sichtbare Anordnung nicht immer der technischen Reihenfolge.
Ein Mensch erkennt beispielsweise sofort, dass zunächst die linke und anschließend die rechte Spalte gelesen werden soll. Ein Screenreader benötigt dafür eine korrekt hinterlegte Lesereihenfolge.
Ist diese fehlerhaft, können Texte verschiedener Spalten miteinander vermischt oder Informationen an der falschen Stelle ausgegeben werden.
Ein optisch übersichtliches Dokument ist deshalb nicht automatisch barrierefrei. Entscheidend ist, dass seine Inhalte auch unabhängig von der visuellen Gestaltung in einer logischen Reihenfolge erfasst werden können.
2. Bilder, Grafiken und Tabellen zugänglich gestalten
Viele PDF-Dokumente enthalten Informationen, die nicht ausschließlich als gewöhnlicher Text dargestellt werden.
Dazu gehören Diagramme, Schaubilder, Infografiken oder Tabellen mit umfangreichen Daten.
Besonders problematisch wird es, wenn wichtige Aussagen nur durch die grafische Darstellung vermittelt werden.
Ein Diagramm kann beispielsweise die Entwicklung bestimmter Kennzahlen zeigen. Fehlt eine geeignete textliche Beschreibung, bleiben diese Informationen für Menschen, die das Bild nicht wahrnehmen können, möglicherweise unzugänglich.
Bei der Erstellung sollten deshalb folgende Punkte berücksichtigt werden:
- Informative Bilder benötigen sinnvolle Textalternativen.
- Komplexe Diagramme können zusätzliche Erläuterungen im Dokument erfordern.
- Tabellen müssen technisch korrekt aufgebaut sein, damit Zusammenhänge zwischen Daten und Überschriften erkennbar bleiben.
- Informationen dürfen nicht ausschließlich durch Farben vermittelt werden.
- Rein dekorative Grafiken sollten entsprechend gekennzeichnet werden.
Wichtig ist dabei, nicht jedes Bildelement wahllos mit einer Beschreibung zu versehen. Die Textalternative sollte den tatsächlichen Informationsgehalt und die Funktion des jeweiligen Bildes berücksichtigen.
Weitere Informationen und praktische Beispiele findest Du in unserem Beitrag „Warum Alt-Texte bei Bildern wichtig sind“.
3. PDF-Formulare barrierefrei umsetzen
Neben reinen Informationsdokumenten werden auf Websites häufig auch Formulare als PDF bereitgestellt.
Besucher sollen diese herunterladen, digital ausfüllen und gegebenenfalls anschließend zurücksenden können.
Dabei können zahlreiche Barrieren entstehen, wenn die Formularfelder nicht richtig eingerichtet wurden.
Beispielsweise müssen Eingabefelder verständlich bezeichnet und mit unterstützenden Technologien erreichbar sein. Auch die Reihenfolge, in der Besucher zwischen den einzelnen Feldern wechseln, sollte nachvollziehbar sein.
Ein weiteres Problem sind PDF-Dokumente, die lediglich als Bild eines ausgedruckten Formulars bereitgestellt werden. Solche Dateien enthalten häufig keine tatsächlich bedienbaren Eingabefelder.
Hinzu kommt, dass PDF-Formulare auf Smartphones oder in unterschiedlichen PDF-Anzeigeprogrammen nicht immer gleich komfortabel genutzt werden können.
Wann ist ein Online-Formular die bessere Lösung?
Wird ein Formular regelmäßig direkt am Bildschirm ausgefüllt und digital übermittelt, kann ein in die Website integriertes Formular sinnvoller sein.
Besucher müssen dann keine zusätzliche Datei herunterladen oder ein separates Programm verwenden.
Außerdem können Eingaben unmittelbar überprüft, verständliche Fehlermeldungen ausgegeben und die Daten direkt übermittelt werden.
Voraussetzung ist selbstverständlich, dass auch das Online-Formular selbst barrierefrei umgesetzt wird.
Welche Anforderungen dabei wichtig sind, erklären wir ausführlich in unserem Beitrag „Barrierefreie Formulare: Warum scheitern Nutzer an der Kontaktaufnahme?“.
4. Barrierefreie PDF-Dateien von Anfang an richtig erstellen
Eine barrierefreie PDF-Datei sollte möglichst bereits im ursprünglichen Bearbeitungsprogramm entsprechend vorbereitet werden.
Werden Dokumente beispielsweise in einem Textverarbeitungsprogramm erstellt, lassen sich dort Überschriftenformate, Listen und andere Strukturelemente korrekt verwenden.
Auch bei professionell gestalteten Broschüren können die notwendigen Informationen bereits während der Gestaltung berücksichtigt werden.
Wichtig ist anschließend der geeignete PDF-Export. Nicht jede Methode zur Erstellung einer PDF-Datei übernimmt automatisch die benötigten Strukturdaten.
Ein häufiger Fehler entsteht beispielsweise, wenn Dokumente über eine reine Druckfunktion als PDF ausgegeben werden. Dabei können wichtige Informationen über Überschriften, Lesereihenfolge und andere Dokumentbestandteile verloren gehen.
Was bedeutet der Standard PDF/UA?
Für die technische Zugänglichkeit von PDF-Dokumenten existiert mit PDF/UA ein eigener internationaler Standard.
Er beschreibt unter anderem, wie Inhalte strukturiert und gekennzeichnet werden müssen, damit unterstützende Technologien sie möglichst zuverlässig verarbeiten können.
Dazu gehören beispielsweise Informationen über Überschriften, Tabellen, Textalternativen und die logische Reihenfolge der Inhalte.
Ein geeigneter PDF-Export ist allerdings noch kein zuverlässiger Nachweis vollständiger Barrierefreiheit.
Gerade bei komplexen Layouts können zusätzliche Anpassungen notwendig sein. Deshalb sollte das fertige Dokument mit geeigneten Prüfwerkzeugen und ergänzenden manuellen Kontrollen untersucht werden.
5. Bestehende PDF-Dateien nachträglich barrierefrei gestalten
Viele Unternehmen verfügen bereits über zahlreiche PDF-Dokumente, die ursprünglich ohne Berücksichtigung der Barrierefreiheit erstellt wurden.
Solche Dateien müssen nicht grundsätzlich vollständig neu gestaltet werden.
Je nach Aufbau können fehlende Strukturen ergänzt, Lesereihenfolgen korrigiert und notwendige Textalternativen hinterlegt werden.
Der Aufwand hängt jedoch stark vom Ausgangsdokument ab.
PDF-Dateien mit vorhandenem Text
Enthält das Dokument bereits echten, auswählbaren Text, sind die Voraussetzungen häufig günstiger.
Die vorhandenen Inhalte können technisch strukturiert und mit den notwendigen Informationen ergänzt werden.
Bei umfangreichen Dokumenten mit komplizierten Tabellen oder aufwendigen Layouts kann die Überarbeitung dennoch viel Zeit in Anspruch nehmen.
Eingescannte Dokumente
Anders sieht es bei PDF-Dateien aus, die lediglich aus eingescannten Bildern bestehen.
Hier muss zunächst eine geeignete Texterkennung erfolgen, damit die Inhalte überhaupt maschinenlesbar werden.
Anschließend müssen die erkannten Texte kontrolliert und die Dokumentstruktur aufgebaut werden.
Besonders bei schlecht lesbaren Scans oder handschriftlichen Inhalten kann dieser Vorgang aufwendig sein.
Sind die ursprünglichen Bearbeitungsdateien noch vorhanden, ist es häufig sinnvoller, das PDF aus diesen Dateien erneut barrierefrei zu erstellen.
Bei sehr umfangreichen Dokumentenbeständen empfiehlt sich zunächst eine Bestandsaufnahme. So lässt sich feststellen, welche Dateien tatsächlich benötigt werden, welche überarbeitet werden sollten und ob für bestimmte Inhalte eine andere Form der Bereitstellung sinnvoller ist.
PDF oder HTML: Welches Format eignet sich besser für Website-Inhalte?
Nicht jede Information muss als PDF bereitgestellt werden.
Gerade bei Inhalten, die Besucher direkt auf der Website lesen sollen, kann eine normale HTML-Seite die bessere Lösung sein.
HTML-Inhalte lassen sich flexibel an unterschiedliche Bildschirmgrößen anpassen, einfacher in die Navigation integrieren und bei Bedarf direkt im Content-Management-System aktualisieren.
PDF-Dokumente haben dagegen Vorteile, wenn ein festgelegtes Seitenlayout wichtig ist oder Inhalte beispielsweise ausgedruckt und weitergegeben werden sollen.
Typische Einsatzmöglichkeiten sind Broschüren, umfangreiche Berichte oder Dokumente, deren Seitenaufbau erhalten bleiben muss.
Für allgemeine Informationen, Leistungsbeschreibungen oder regelmäßig aktualisierte Inhalte ist eine normale Webseite häufig praktischer.
Die Entscheidung sollte deshalb nicht allein davon abhängen, welches Format sich am schnellsten bereitstellen lässt, sondern wie Besucher die Informationen tatsächlich nutzen sollen.
Bei Bedarf können wichtige Inhalte direkt auf der Website veröffentlicht und zusätzlich als barrierefreies PDF zum Herunterladen angeboten werden.
Website und Downloads gemeinsam barrierefrei gestalten lassen
Wer seine Website barrierefrei gestalten möchte, sollte die bereitgestellten Downloads nicht übersehen.
Eine zugängliche Navigation und gut strukturierte Webseiten helfen wenig, wenn wichtige Informationen anschließend nur in einem schwer lesbaren oder technisch unzugänglichen PDF zur Verfügung stehen.
Wir übernehmen die Prüfung, Planung, Gestaltung und technische Umsetzung barrierefreier Websites. Dabei berücksichtigen wir auch die Bereitstellung und Einbindung Deiner digitalen Dokumente.
Wir prüfen, welche Inhalte sinnvoll als PDF angeboten werden sollten und wo eine Umsetzung direkt auf der Website zweckmäßiger ist. Auf dieser Grundlage entwickeln wir passende Lösungen und übernehmen die vereinbarten Anpassungen an Deinem Internetauftritt.
Auch bei neuen Websites planen wir Downloadbereiche und Informationsangebote von Anfang an so, dass sie möglichst einfach zugänglich und langfristig gut zu pflegen sind.
Du möchtest Deine Website und die bereitgestellten Informationen barrierefreier gestalten lassen? Nimm Kontakt mit uns auf. Wir beraten Dich gerne und übernehmen die Planung und Umsetzung Deines Projekts.
FAQ - Häufige Fragen zu barrierefreien PDF-Dateien
Das hängt unter anderem davon ab, welche rechtlichen Anforderungen für Deine Website gelten und welche Funktion die Dokumente erfüllen.
Für bestimmte öffentliche Stellen und gesetzlich erfasste digitale Angebote bestehen besondere Anforderungen an die Zugänglichkeit bereitgestellter Inhalte. Dabei können auch PDF-Dateien relevant sein. Für einzelne Dokumente und ältere Inhalte können gesetzliche Ausnahmen gelten.
Unabhängig von einer Verpflichtung ist es sinnvoll, wichtige Informationen möglichst zugänglich anzubieten. Besonders bei Formularen, Preislisten, Leistungsbeschreibungen oder anderen häufig benötigten Dokumenten profitieren Besucher von einer barrierefreien Bereitstellung.
Welche rechtlichen Vorgaben für unterschiedliche Websites gelten, erläutern wir in unserem Beitrag „Barrierefreie Website: Was bedeutet das und für wen ist sie Pflicht?“.
Nein. Auch wenn ein Dokument in Word sauber aufgebaut wurde, ist das exportierte PDF nicht automatisch vollständig barrierefrei.
Zwar können korrekt verwendete Überschriftenformate, Listen und Alternativtexte beim geeigneten Export übernommen werden. Ob sämtliche Informationen richtig übertragen wurden, hängt jedoch unter anderem von der Dokumentstruktur und den gewählten Exporteinstellungen ab.
Besonders Tabellen, Bilder und komplexe Layouts sollten anschließend überprüft werden. Ein geeigneter Export ist deshalb eine wichtige Grundlage, ersetzt aber keine Kontrolle des fertigen Dokuments.
Ein erster Hinweis ist, ob sich Texte markieren und kopieren lassen und ob das Dokument über eine nachvollziehbare Struktur verfügt.
Diese Eigenschaften reichen jedoch nicht aus, um Barrierefreiheit zuverlässig festzustellen.
Für eine genauere Untersuchung stehen spezielle Prüfprogramme zur Verfügung. Sie können beispielsweise fehlende Strukturelemente, unzureichende Dokumentinformationen oder bestimmte technische Fehler erkennen.
Zusätzlich sind manuelle Kontrollen notwendig. Besonders die sinnvolle Lesereihenfolge, die Qualität von Alternativtexten und die Verständlichkeit komplexer Inhalte lassen sich nicht vollständig automatisch bewerten.
Ein einfacher Scan besteht zunächst nur aus einem Bild der ursprünglichen Dokumentseite. Unterstützende Technologien können den enthaltenen Text deshalb normalerweise nicht unmittelbar als strukturierten Inhalt erfassen.
Mit einer Texterkennung lässt sich der Inhalt häufig in maschinenlesbaren Text umwandeln. Anschließend sind jedoch weitere Arbeiten notwendig, beispielsweise die Korrektur von Erkennungsfehlern und der Aufbau einer geeigneten Dokumentstruktur.
Ein eingescannter Text wird also nicht allein dadurch barrierefrei, dass eine Texterkennung durchgeführt wurde. Je nach Qualität und Umfang des Ausgangsmaterials kann die vollständige Überarbeitung erheblichen Aufwand verursachen.
Nein. Auswählbarer Text ist zwar eine wichtige Voraussetzung für die maschinelle Verarbeitung, sagt aber noch nichts über die vollständige Zugänglichkeit des Dokuments aus.
Ein PDF kann beispielsweise echten Text enthalten, aber keine korrekt ausgezeichneten Überschriften oder Tabellen besitzen. Auch die Lesereihenfolge kann fehlerhaft sein.
Deshalb müssen neben der Texterkennung weitere Anforderungen an die Struktur und Bedienbarkeit erfüllt werden. Erst eine entsprechende Prüfung zeigt, welche Barrieren möglicherweise noch vorhanden sind.
Nicht unbedingt. Eine Aufteilung kann hilfreich sein, wenn einzelne Themen unabhängig voneinander genutzt werden oder Besucher nur bestimmte Informationen benötigen.
Zu viele einzelne Downloads können die Orientierung allerdings auch erschweren. Nutzer müssen dann möglicherweise mehrere Dateien öffnen, um zusammenhängende Inhalte vollständig zu erfassen.
Entscheidend ist deshalb eine sinnvolle inhaltliche Gliederung. Umfangreiche Dokumente können durch eine klare Überschriftenstruktur und geeignete Navigationsmöglichkeiten gut nutzbar sein, ohne sie zwangsläufig in zahlreiche Einzeldateien aufzuteilen.
Nein. Ein technisch nicht barrierefreies PDF wird nicht automatisch zugänglich, nur weil es auf einer barrierefreien Website eingebunden oder zum Download angeboten wird.
Die Datei selbst muss entsprechend aufgebaut sein. Dazu gehören beispielsweise eine korrekte Dokumentstruktur, eine nachvollziehbare Lesereihenfolge und gegebenenfalls passende Textalternativen.
Auch eine PDF-Vorschau innerhalb der Website ersetzt diese Anforderungen nicht.
Deshalb sollten sowohl die Zugänglichkeit des Dokuments als auch die verständliche Einbindung und Verlinkung auf der Website berücksichtigt werden.
Ja. Wir übernehmen die Prüfung, Planung und Umsetzung barrierefreier Websites und berücksichtigen dabei auch die bereitgestellten Downloads und Dokumente.
Wir untersuchen, wie Deine PDF-Dateien in den Internetauftritt eingebunden sind, welche möglichen Barrieren bestehen und ob sich bestimmte Informationen besser direkt als HTML-Inhalte bereitstellen lassen. Anschließend planen und übernehmen wir die vereinbarten Anpassungen an Deiner Website. Den erforderlichen Umfang einer möglichen PDF-Überarbeitung klären wir anhand der vorhandenen Dokumente.
Auch wenn Du einen neuen Internetauftritt planst, kümmern wir uns darum, dass wichtige Informationen und Downloadbereiche von Anfang an sinnvoll und möglichst zugänglich aufgebaut werden.
Du möchtest wissen, wie barrierefrei Deine Website und deren Downloads bereits sind? Nimm Kontakt mit uns auf. Wir beraten Dich gerne, prüfen Deinen Internetauftritt und übernehmen die Planung und Umsetzung der passenden Verbesserungen.